Jak řešit dostupnost a termíny v nákupu - Kopie

Řešení dostupnosti dodávek je pro nákup vedle navýšení cen druhou hlavní oblastí, kterou již pár měsíců řeší a dlouho ještě řešit budou.
Zde je řada tipů jak se řešením dostupnosti co nejlépe popasovat a zajistit pro formu dodávky, tak aby nebyla ohrožena výroba a chod firmy. Řešení je rozděleno do třech úrovní dovedností.
Hašení požárů, prevence a systematické řízení. A stejně jako u cen, hašení požárů už nestačí a přestává stačit i prevence a stále více spějeme k systematickému řízení termínů a dostupnosti napříč celou firmou. Rozeberme si možnosti postupně. Jak se zvyšuje znalost fungování měnícího se trhu, zlepšují se vyjednávací dovednosti nákupčích a zvyšuje se jejich komoditní znalost, tak stále více přichází v praxi k prevenci či ke skutečně aktivnímu řízení dostupnosti.
Dále jsou popsány v praxi opakovaně úspěšně ověřené techniky a postupy.

Hašení požárů

To dělají teď všichni. Nejsou totiž připraveni na situace, kdy by termín nebyl dodržen. Nebo neznají techniky, jak si s předstihem řídit včasnou dostupnost. A tak to řeší až v momentě, kdy ro dodavatel oznámí. Tak jak byli dosud zvyklí. A malá zpoždění byla bez problémů
řešitelná.
Řešení jsou rozličná. Většinou jedno horší než druhé. Nazýváno je to vyjednáváním. Ale k vyjednávání to má většinou dost daleko. Jde o vyhrožování, doprošování, slibování a po zjištění marnosti počínání dojde k přijetí podmínek dodavatele. Neboť pod Damoklovým mečem hrozby zastavení dodávek a výroby je skluz k submisivitě lidsky pochopitelný a v praxi poměrně častý. Často visí nad nákupčím hrozba zastavení výroby s obrovským finančním dopadem a dodavatelé jsou si toho vědomi. Využívají toho.
Znalost specifických vyjednávacích dovedností pro tyto situace na straně nákupčích je špatná (neměli ji kde získat i proto, že se naprostá většina z nich s podobnými situacemi nesetkala). A pokud ji někdo má, tak je problém najít odvahu k jejich použití. Přeci jen ta
hrozba zastavení je tu všudypřítomná.
Takže se tváříme, že jsme požár uhasili. Ale buď jen děláme, že ho nevidíme, nebo požářiště stále doutná a kdykoliv může vypuknout požár další a větší.
Lze použít jinou techniku hašení? Jistě. Například tyto vyjednávací techniky:

Porozumějte situaci a zkuste pochopit motivace chování dodavatele.

Většina nákupčích se zaměřuje jen na stav, že dodavatel není schopen dodat. Přitom v porozumění proč není schopen dodavatele dodat je klíč k řešení.
Má problémy s nákupem vstupního materiálu? Můžete mu pomoci. Vyjednávat s jeho dodavateli. Dodat svůj materiál.
Nemá na zaplacení materiálu? Stojí Vám za to mu dát zálohu a zajistit dodávku.
Dává přednost lukrativnějším zákazníkům? Zkuste zjistit co je kritériem a dát mu důvod, aby dodal Vám.
Nemá kapacity strojní? Zkuste sehnat kooperanta, co to udělá.
Nemá kapacity lidské? Nabídněte své nebo kooperační.
Jen využívá stávající situace a vystrašenosti nákupu ve svůj prospěch a ví, že to vždy zafunguje? Nenechte si to líbit. Často jsou jen silná slova, za nimiž se skrývá obava. Nejistota je maskována agresivitou.

Buduje podporu u dodavatele

Zásadní otázka zní „proč by to měl dodavatel pro Vás udělat“? Když naleznete odpověď, máte šanci získat jeho podporu a dveře k řešení se otevřou. Víc než u jakéhokoliv jednání je zde důležité využití osobnostního typu dodavatele. A nezaměřujte se jen na zájmy jeho firmy, ale hlavně na jeho osobní. Tohle je jasně o vztahu.

Navrhněte řešení a spolupracujte na jeho realizaci.

Když naleznete důvod chování dodavatele, můžete nabídnout řešení a tím mu pomoci.
Připravené možné scénáře řešení jsou zásadní. Staňte se průvodcem dodavatele celou situací a navrhujte možnosti s popisem, co řešení znamená pro obě strany. Mějte jich několik. Přejděte od doprošování k hledání řešení. Společnému.
Dodavatel nemá potřebu a motivaci něco navrhovat. Udělejte to Vy. A ideálně ve variantách.

Soustřeďte se na proces (nejen na cíl).

Cíl vyjednávání (dosažení termínu či dostupnosti) se zdá být v nedohlednu. Všechny snahy o dohodu ztroskotávají. Zkuste to jinak. Nechte cíl stranou. Natlačte na pilu (stejně by Vám to bylo k ničemu). Soustřeďte se na proces, na další krok. Domluvte si postup, co vše uděláte společně, postupně, po krocích. Prověření, vyhodnocení, spočítání, analyzování, realizace. Postupné kroky posilující kompetenci a vzájemnou důvěru. A ani se nenadějte a jste v cíli.

Mentální nastavení.

Vše uvedené bude na nic, když jste ještě před začátkem v submisivní pozici a obranném módu. Jste obchodní partneři. Potřebujete se, ať si druhá strana říká, co chce. Navíc hospodářské cykly fungují neúprosně a situace se dříve či později otočí.

Zapomeňte při takto extrémních jednáních na to, že Vy jste proti dodavateli malý a nevýznamný zákazník. Soustřeďte se na osobu vyjednavače. Da vyjednavači spolu jednají, a kdyby s Vámi nechtěl vyjednávat, jednání by vůbec nevzniklo. Vzpomínám na slova svého prvního lektora soft skills – nastavení já jsem ok, ty jsi ok. Rovnocenní partneři. Tohle je ve Vaší hlavě. Nevzdávejte to předem, že si sami se sebou vyjednáte, že to nemá cenu.

Pojmenujte jasně, co chcete.

Rozhodně, přesvědčivě, jednoznačně pojmenujte své požadavky. Musí z Vás být cítit rozhodnost, ne ustrašenost, že to možná vyjde, ale spíše ne. Dodavatel musí věřit tomu, co říkáte. Tohle je jeden z největších limitů nákupčích v úspěchu jakéhokoliv vyjednávání.

Buďte důslední, veďte jednání.

Nenechte dodavatele rozmělnit téma, držte se agendy, svých požadavků a žádejte odpovědi na otázky. I opakovaně. Pokud si jich nedočkáte, přejděte do módu navrhování svých řešení a zapojení dodavatele do realizace. Obrazně řečeno ho bafněte za ruku a veďte ho.

Změna komunikace

Zkuste změnit formu komunikace z osobní (telefonické) na e-mailovou a obráceně. Tlak a vyhrocená situace při osobním jednání nemusí řešení prospívat. Přechod na e-mail může znamenat zklidnění, možnost v klidu formulovat návrhy a jejich zdůvodnění a převést jednání na více racionální. Stejně tak změna z e-mailu na osobní (telefonické) může znamenat průlom.

Ze zkušenosti vím, že po e-mailu se toho tak moc nevyřeší. Takže doporučuji z e-mailu co nejdříve přejít na osobní (telefonickou) komunikaci.

Poznámka na závěr hašení

Není to jednoduché, to výše uvedené. Je to hodně těžké. Vyžaduje si to odvahu a přesvědčivost. Trénujte to. Před zrcadlem, před kamerou, s kolegy. A hlavně na kameru, ať se vidíte, jak vypadáte, mluvíte, působíte. Z tréninků vím, že to jak si myslíme, že působíme, a jak opravdu působíme, nemusí to být stejné.
A i kdy se říká, že nejlepší je osobní vyjednávání, tak se může stát, že prostě není reálně možné. Tak to zkuste telefonem, online, e-mailem. Také to dělám.

Nejsou zde všechny tipy a možnosti. Jen základní mnohokrát v praxi ověřené postupy. Je jich více, ale ty probíráme a cvičíme na trénincích.

Prevence

Prevence vyžaduje přípravu a hodně, hodně práce. Rozhodně to není to, co si dost nákupčích myslí, že mají ve smlouvě sankce za neplnění termínů. Pokud jsou tam, tak neznám téměř nikoho, kdo by se odvážil je použít. Tím by skončil a ve frontě na dostupnost u dodavatele by se odeslal na její konec.

Často slýchávám na trénincích a workshopech, že nákupčí na prevenci nemají čas (protože pořád hasí požáry dostupnosti). Pak rozebereme, co dělají a jak,  a hledáme rezervy ve využití času na vyjednávají co přináší výsledky na úkor administrativních činnosti. Pak se často překlápíme do uplatnění digitalizace, ale to už na jiné téma.

Co lze dělat jiného v prevenci?

Komunikační matice dodavatele

Obchodník je váš kontakt do firmy dodavatele. Je to vlastně jakýsi filtr na vstupu, který reprezentuje stanovisko firmy a vaše přenáší k nim. Nevíte co se děje za ním, jaké priority mají jiné útvary, zda vaše návrhy projednal, zda se nešel jen projít a zakouřit si. Zcela jistě ve vaší firmě je více komunikačních linek mezi vaší firmou a dodavatelem. Obchod, finance, technické útvary, logistika, výroba. Soustřeďte tyto kontakty a nespoléhejte v krizové situaci nedostupnosti materiálu na obchodníka, ale zkuste další kontakty. Mentálně to není problém, obchodníci to dělají také.

Identifikujte obchodní i technologický lead time

Obchodní lead time delší ne technologický. Znalost toho, jak u dodavatele probíhá realizace vaší objednávky, vám umožní identifikovat místa, kde je možné zkrácení obchodního lead timu a tedy termínu dodávky. Například pomoc se zajištěním výrobních kapacit, včasné zajištění materiálu, změna objednacího množství a řada dalších možností. Znalost technologického lead timu, jeho složení a co se v něm děje může být velikou výhodou.

Mapování trhu

Zmapujte výrobce, konkurenci, velkoobchody, brokery, sklady, distributory a kohokoliv, kdo by mohl mít k dispozici produkt či materiál, který potřebujete. V dobách bezproblémových to nepotřebujete a zdá se to býti zbytečné, ale v krizi dostupnosti už je pozdě tohle připravovat.

Alternativy

Sleduji v praxi, že krize dostupnosti prolamuje dosavadní tabu. Například neprůstřelná kvalita a jeden konkrétní výrobce. Firmy hledají alternativy (i odlišné kvality či provedení) jen aby mohly vyrábět. To co dříve nebylo možné, tam e najednou otevírá cesta. Není divu. Dřívější doby hojnosti často šponovaly kvalitu a požadované parametry do nesmyslných a nevyužitelných hodnot.

Znalost dodavatelů

Co vše víte o vašich dodavatelích a vstupech, které vám dodávají? Zajímali jste se vůbec o to? Nebo vám stačila potvrzená objednávka a dodávka? Jenže to teď nefunguje. Znalost dodavatelů v detailu, o němž jsme před pár lety ani neuvažovali je nyní nezbytná. A dává nákupu silnější pozici. Od rozpadu ceny, nákladových pák, technologii, kapacity, technologické lead timy, jejich dodavatele a další. Zdá se vám to zbytečné? Až budete mít opravdu problém s dostupností, bude se to fakt hodit.

Systematická práce s termíny a jejich skutečné řízení

Tohle je nejvyšší úroveň práce s termíny a dostupností. Nejvíce náročná, nejvíce těžká. Odměnou je, že přináší nejlepší výsledky. Dříve či později se bez takového řízení neobjede žádný nákup. Zde je výběr technik těch nejlepších.

Identifikace kritické cesty a skutečně kritických vstupů.

Máte identifikovanou kritickou cestu? Skutečně víte, které dodávky jsou zásadní a jak s nimi ve výrobě pracuje- Jak se dají přeplánovat výrobní kapacity a přehodit zakázky? Přepracování plánů, změna pořadí zakázek, výroba toho na co máme materiál, je dnes běžné. Ale existuje skutečná kritická cesta firmou, přes kterou nejede vlak. Pro každou zakázku a tu je třeba znát. Musíme vědět, kde jsou priority a tam řešit dostupnost na denní bázi. Například tak, jak se dnes řeší dodávky čipů.

Expediting

Rozložení celkové lhůty dodávky na dílčí milníky a jejich průběžná kontrola. Ideálně řešit už při uzavírání kontraktu. Získáte tím vlastně dvojí efekt.

První je, že případné zpoždění nebo jeho náznaky identifikuje včas a můžete to začít řešit s předstihem.

Druhý je postoj dodavatele. O svoji zakázku se průběžně staráte, voláte, ptáte se, chcete objasnění. A pokud se pak má dodavatel rozhodnout, kterého zákazníka posune s termínem, tak určitě ne toho, kdo se o svoji zakázku stará. Vybere si cestu nejmenšího odporu a jiného nešťastníka.

Prostě doba, kdy jste objednali a čekali toužebně, zda budete mít dodávku včas je už pryč. Je třeba se starat a ne vše nechávat dodavateli.

Přenos na zákazníka

Zajímavé je, že spolupráce nákupčích a obchodníků z jedné firmy je stále ojedinělým jevem. Spíše vidím boj. Přitom, tam, kde tato komunikace funguje a obchodníci ustali s obvyklým klíšé, jak jsou nákupčí neschopní zajistit například termíny, tak tam je cesta přenosu alespoň zčásti na zákazníka cestou. Nejen v termínech, ale i cenách, ale samozřejmě ne v plné palbě. Vždy je třeba ukázat, co vše jste udělali pro útlum důsledků. Není to jednoduché, to opravdu. A kdyby bylo, tak to dělá každý. Ale ono je to opravdu ojedinělé, protože to je těžké.

Skladování, logistika

Mezi nejčastější možnosti zde je nákup materiálu na skald například na rok, což má hned několik výhod v dnešní době. Materiál máte, máte ho u sebe a ještě za současnou cenu. Že vám stoupnou zásoby? Ale máte z čeho vyrábět a navíc nárůst ceny u průběžných dodávek a škody způsobené pozdními dodávkami by s jistotou vysoce převyšovaly náklady na zásoby. Mezi další možností patří vyšší využití různých typů dávkování dodávek, příprava polotovarů v určité fázi rozpracovaností. Fantazie nákupčích v dnešní době v tomhle nezná meze.

Připravená schémata pro řešení kritických situací

Připravení mají obrovský náskok. Kdo měl scénáře pro kritické situace připravené v dobách, kdy se jim jiní za jejich tvorbu smáli, se směje, nes jim. Jasná scénář možností a postupů vycházející z výše uvedeného. V kritické nedostupnosti popadnete a jedete podle něj. Kdo ho nemá, tápe v temnotě.

Závěr

Zcela jistě jsem nevyčerpal všechny možností a neuvádím všechny, které znám a s klienty řeším. To by byla spíše pak kniha a ne článek. Faktem je, že dostupnost je dnes problém číslo jedna. A kdo na něj není připraven je schopen obětovat i vyšší ceny a náklady i tam, kde to není nezbytně nutné.

Tohle je opravdové vyjednávání nákupu s jeho dodavatele. Přidejte k tomu jednání o zvýšení cen, kde mám řešení podobně strukturovaná, a v závodě na sto metrů o dostupnost máte proti ostatním 50 metrů náskok.

Tak se držte.

Aktuální tréninky